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7 passos para escolher uma empresa de organização de eventos! Seja corporativo ou social, organizar um evento não é uma tarefa fácil, principalmente para aqueles que não têm muita experiência neste ramo. São muitos pontos a serem levados em conta e que irão determinar o sucesso ou o fracasso da cerimônia.
Por não sentirem segurança em tomar frente de uma organização sozinhas, muitas pessoas optam por contratar empresas especializadas em eventos, já que elas cuidam de tudo: desde a administração, logística, contato com fornecedores.
Apesar de facilitar muito, é preciso ficar atento ao contratar este tipo de serviço e, por isso, vamos te contar aqui as principais dicas para escolher uma empresa de organização de eventos e garantir que tudo saia do seu gosto e conforme o planejado. Vamos lá?
Conheça a empresa
Antes mesmo de contatar a empresa em questão, é importante que você conheça o estilo de trabalho e avalie se está de acordo com a proposta de seu evento e suas expectativas. Um boa maneira de ter informações relevantes é consultar um portfólio ou considerar opiniões de clientes que já tenham utilizado o serviço.
Acompanhe tudo de perto
É claro que o objetivo de contratar uma empresa para organização do seu evento é não ter preocupações e deixar que ela fique responsável por resolver todas as pendências, porém, isso não o isenta de ficar por dentro de tomar decisões, por isso, você deve acompanhar de perto todos os detalhes ou escolher alguém de sua confiança para esta tarefa. A empresa tem autonomia, mas a palavra final é do cliente.
Fique atento aos fornecedores
Por falar em palavra final, é importante que você tenha conhecimento sobre a escolha dos principais fornecedores como decoração, local em que será realizado, buffet… Isso porque, mesmo a empresa tendo experiência e conhecendo diversos fornecedores dos mais variados ramos, eles devem estar de acordo com suas exigências e expectativas, por isso, não deixe de verificar estes itens para que possa fazer mudanças, se necessário.
Alinhe objetivos e expectativas
Este é um dos pontos essenciais para assegurar uma boa relação entre empresa e cliente e, consequentemente, o sucesso do evento. É fundamental que todos os objetivos e expectativas sobre a cerimônia estejam muito claras e alinhadas entre ambas as partes. Assim como, orçamento, pois será de acordo com ele que as decisões serão tomadas.
Respeite a experiência da empresa
Apesar de já termos citado que é importante que você acompanhe de perto as tomadas de decisões, cabe frisar que isso não deve interferir no respeito e na confiança com a empresa escolhida. Isso porque, os profissionais envolvidos têm experiência neste segmento e podem fazer escolhas com base em situações já vividas, por isso, é importante um diálogo para entender tudo e garantir uma boa relação.
Tenha uma relação profissional e estabeleça limites
Ao contratar uma empresa, o cliente espera ter suas expectativas atendidas, enquanto a empresa deseja conseguir realizar suas tarefas com tranquilidade. É claro que uma relação amigável entre ambos é esperada e bem vinda, porém, é importante estabelecer limites e lembrar-se de que trata-se de uma relação profissional. Por isso, desde o início, tenham definidos encontro periódicos tanto para prestação de contas, quanto para que o cliente possa expor suas ideias sem atrapalhar o trabalho da empresa.
Lembre-se: vocês estão juntos!
Ao escolher uma empresa para organização de seu evento, não se esqueça de que vocês irão estabelecer uma relação com um objetivo em comum: realizar um evento de sucesso! Por isso, é importante ter em mente que todo o processo deve ser feito da maneira mais tranquila e honesta possível, prezando sempre pelo diálogo para que tudo seja resolvido de forma justa e benéfica para ambos os lados. Lembre-se de que haverá momentos em que necessário ceder e outros em que talvez precise cobrar, mas entenda que isso faz parte do processo e faça isso de forma leve e tranquila!
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