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Ter sucesso na organização de um evento implica na delegação de tarefas. Pode parecer difícil ter de confiar importantes ações e atividades nas mãos de outras pessoas, mas querer fazer tudo sozinho é um verdadeiro erro, principalmente se o evento for de grande porte. Para ajudar neste processo, elencamos, a seguir, as principais equipes e profissionais necessários na organização de um evento. Leia o post com atenção e confira nossas dicas!
Coordenação
Esta é a principal equipe, pois ficará responsável por todas as outras. Por isso, a escolha dos profissionais que vão integrá-la deve ser minuciosa. Coloque apenas pessoas de sua extrema confiança, que tenham experiência nesta área e, acima de tudo, responsabilidade, pois terão o papel de planejar, organizar e providenciar toda a execução do evento, tendo como objetivo atingir os resultados esperados pelos contratantes.
Cerimonial
Responsável pela condução e recepção do evento, a equipe de cerimonial tem como função roteirizar e conduzir o andamento do evento, isso pode ser feito através de um profissional que irá falar no microfone, como no caso de uma colação de grau, por exemplo, ou somente através da organização da sequência em que as coisas irão acontecer, como em uma festa de casamento. Além disso, é preciso destinar funcionários para a recepção dos convidados na entrada, estas pessoas devem ser escolhidas com critério, pois serão o primeiro e o último contato no evento.
Comunicação e designer
A equipe de comunicação e designer tem a responsabilidade de convidar as pessoas para o evento, confirmar presenças, enfim, fazer com que os convidados tenham conhecimento de todas as informações necessárias. Além disso, em muitos casos, também tem como papel elaborar toda a parte gráfica, desde convite – on-line ou físico-, cardápio, lembrancinhas, sites e outros. Em casos de congressos ou eventos acadêmicos, por exemplo, também são estes profissionais que têm o dever de divulgar e fazer a assessoria de imprensa. E, após o término do evento, providenciar o clipping impresso e digital.
Técnica
De nada adianta ter equipamentos super tecnológicos e modernos se não houver pessoal adequado para operá-los. Investir em bons profissionais de tecnologia da informação para suporte na instalação de telões, cabos de rede, roteadores, computadores, desenvolvimento de softwares, operação da parte audiovisual é de extrema importância.
Produção
Os funcionários que integram essa equipe tem como função cuidar da parte operacional do evento. Além de atentar-se a detalhes como organização de traslados, alimentação, contato com fornecedores, também são responsáveis por acompanhar o andamento de decoração, iluminação, atrações musicais e demais necessidades do evento, tendo contato direto com a organização e informando sobre o andamento de tudo.
Financeiro
Esta equipe tem acesso a todo o orçamento e tem como tarefa providenciar pagamentos e contratos com fornecedores, bem como notas fiscais, pagamentos de taxas, patrocínios, inscrições, controle de gastos, enfim, toda a parte burocrática e financeira do evento.
Higienização
A equipe de higienização tem atuação fundamental antes, durante e após a realização do evento. Antes, é responsável por deixar o local limpo e organizado, devidamente abastecido com itens de higiene e limpeza tanto para fornecedores, quanto para convidados. Durante o evento, deve preservar a limpeza do local, principalmente de banheiros e cozinha e reabastecer os produtos de limpeza e higiene. Por fim, após o término do evento, deixa o local devidamente organizado e higienizado.
Segurança
Monitorar entradas e saídas, fazer revistas – se necessário, atentar-se e evitar possíveis ameaças estão entre os deveres da equipe de segurança. Outro papel importante é fazer rondas dentro e ao redor do evento para identificar quaisquer ações suspeitas que possam acarretar em risco aos convidados.
Valet
A equipe de valet fica responsável pela organização do estacionamento, controlando o fluxo de veículos e estacionando os veículos nas vagas adequadas, proporcionando mais conforto e facilidade aos participantes.
Agora que você já sabe quais são as principais equipes necessárias para a realização de um evento, lembre-se de conversar atentamente com cada profissional, explicando exatamente a sua função e a importância dela para o sucesso do evento. É essencial reconhecer o valor de cada pessoa e ter em mente de que é impossível fazer tudo sozinho e, acima de tudo, que todos estão trabalhando com um objetivo em comum: proporcionar a melhor experiência aos convidados.
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