9 passos para organizar um evento de final de ano para sua empresa

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9 passos para organizar um evento de final de ano para sua empresa! No meio corporativo, as comemorações de final de ano costumam ser muito esperadas pelos colaboradores. Trata-se de um momento em que a seriedade e correria do dia a dia podem ser deixadas de lado para que todos aproveitem a oportunidade de se divertir e ter momentos descontraídos juntos. Além de ser uma forma de agradecimento pelos serviços prestados ao longo do ano. Assim como as demais festas, organizar um evento de final de ano para sua empresa requer alguns fatores essenciais como planejamento e investimento. Se você tem dúvidas de quais passos são necessários para realizar uma comemoração corporativa, leia o post até o final e confira todas as dicas! 

 

  • Planejamento 

 

É inegável que qualquer grande tarefa a ser realizada demanda de um bom planejamento. Seja de pequeno, médio ou grande porte, uma festa precisa ser planejada com antecedência por dois principais motivos: primeiro porque diminui as possibilidades de erros e imprevistos, pois há tempo para solucionar eventuais problemas e procurar soluções e segundo devido a alta procura por fornecedores, principalmente no mês de dezembro acontecem muitas festas, formaturas e eventos de confraternização, então, ao deixar para última hora, pode ser que você não consiga profissionais capacitados para atende-lo.

 O ideal é começar o planejamento com, no mínimo três meses de antecedência. Em casos em que é necessário alugar um salão, por exemplo, a negociação pode começar com até um ano de antecedência, dependendo da demanda de sua cidade. 

 

  • Orçamento

 

Assim como o planejamento, é de fundamental importância definir o teto máximo de valor a ser investido no evento. Quanto antes isso for definido, melhor, pois esse será o ponto de partida para as demais ações, como contratação de salão, buffet, decoração, etc. É necessário ser realista ao estipular um orçamento e considerar os valores de mercado de acordo com a realidade de sua empresa. Para não ter surpresas, o ideal é trabalhar com três possibilidades com relação aos custos, na primeira, gasta-se menos do que o esperado, isso pode acontecer através de negociações e descontos. Na segunda, o valor gasto é exatamente o previsto no orçamento. E, por fim, na terceira, o orçamento é extrapolado. É  importante estar preparado também para este cenário, pois caso aconteça, pode ser necessário ter que abrir mão de alguns itens. 

 

  • Número de convidados

 

Para que seja possível definir os principais fornecedores como buffet e local em que será realizada a festa, por exemplo, é essencial ter o número exato de confirmados e, se possível, estipular um prazo para confirmação de presença. Por se tratar de um evento corporativo, é necessário definir se os colaboradores estarão aptos ou não a levar acompanhantes, caso sim, se haverá cobrança de ingressos para estes casos, quantas pessoas a mais cada um pode levar e assim por diante, pois todas questões estão diretamente ligadas ao orçamento. 

 

 

  • Local do evento 

 

Agora que você já tem definidos o planejamento, o orçamento e o número de convidados, é hora de iniciar a procura pelo local ideal para a realização do evento. Alguns fatores de extrema importância devem ser considerados para que a escolha seja positiva, como infraestrutura e segurança, localização e quantas pessoas comporta. Se estiver dentro das suas possibilidades, a comemoração pode ser realizada na própria sede da empresa, mas isso deve ser muito bem avaliado pois pode não causar o impacto esperado. 

 

  • Buffet 

 

Com certeza, o ponto forte de uma festa é o buffet. Afinal, todos gostam de ter boas opções de comidas e bebidas. É muito importante pensar em opções que agradem o maior número de pessoas possível e contemplem também algumas particularidades como comidas vegetarianas e veganas, garantindo que todos possam aproveitar. Antes de fechar o cardápio com o fornecedor, seria muito interessante participar de uma degustação, pois assim será possível escolher os pratos com mais assertividade. Com relação às bebidas alcóolicas é necessário ter cautela com a oferta e equilibrá-las com bebidas sem álcool como refrigerante, água e suco. 

 

  • Decoração 

 

Seja temática ou não, a sua festa deve contar com uma boa decoração. Neste caso, contratar um bom fornecedor pode evitar dores de cabeça e garantir que as pessoas se sintam confortáveis no evento. Os principais itens que merecem mais atenção são mesas e cadeiras confortáveis, organizadas e bem dispostas, uma boa iluminação e demais elementos como flores, tapetes, mesas de centro, sofás e outros. 

 

  • Animação

 

É impossível falar em festa sem falar em música, não é mesmo? Por isso, é muito importante que seu evento conte com alguma atração musical, seja um DJ, uma banda, enfim, o ideal é ter conhecimento do que os colaboradores mais gostam para fazer a contratação. Além disso, é essencial definir junto a este fornecedor o repertório e a quantidade de horas que irá durar a apresentação, pois no caso de um tempo curto, é necessário providenciar também um som ambiente. 

 

  • Convites

 

O convite deve ser entregue ao colaborador com, pelo menos, duas semanas de antecedência para que ele possa se programar para o evento com tranquilidade. Pode ser tanto físico, quanto digital e deve seguir a identidade visual da decoração da festa, para que tudo fique  o mais harmônico possível. Não se esqueça das informações básicas, como data, horário, local e trajes a serem usados na festa. 

 

  • Brindes ou presentes

 

É fato que todo mundo gosta de ser presenteado não é mesmo? Dependendo do número de colaboradores e do seu orçamento previsto, você pode providenciar um brinde para cada pessoa, como por exemplo, camisetas, squeezes ou algum outro item personalizado. Porém, caso não seja possível presentear cada um individualmente, uma boa pedida é realizar sorteios. Vale a pena investir em um ou mais itens de maior valor, como uma televisão, um celular, uma viagem e sortear entre os colaboradores. Neste caso, é necessário definir com antecedência se o sorteio será válido somente para as pessoas presentes na festa ou também para os funcionários que não compareceram. 

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