Como organizar um evento corporativo de sucesso

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Em pleno século XXI, cada vez mais as empresas percebem o valor do capital humano dentro de uma corporação. E dentro desta filosofia, valorizar esse capital é extremamente importante e necessário.

Pedimos licença aqui para reproduzir parte do texto de Anderson Masetto para Mercado & Eventos.

Fornecedores e gestores de viagens corporativas associados à Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV) integram a primeira edição do estudo “Comportamento dos Gastos de Viagens e Eventos Corporativos”, idealizado e realizado pela entidade para avaliar o desempenho do setor entre os meses de janeiro e junho de 2018 e traçar um panorama do segundo semestre do setor.

A Alagev ouviu 10% de seus associados e revela que os primeiros seis meses do ano superaram o mesmo período de 2017. Entre os gestores de viagens corporativas, 20% afirmam que o crescimento ficou entre 5 e 10%, enquanto 13% confirmam o crescimento de 5%, mesmo índice de quem afirma ter superado o ano passado em mais do que 10%. Dos demais ouvidos, 7% dizem que o mercado não oscilou, 27% falam em queda de mais de 10%, enquanto 13% estimam que o comportamento de gastos de sua empresa foi mais baixo entre 5 e 10%, e 7% dizem ter investido menos 5%.

Em relação a eventos corporativos, a pesquisa aponta que as empresas estão voltando a investir também. Segundo o levantamento, 50% dos gestores de eventos afirmaram que houve crescimento superior a 10% em investimento no primeiro semestre de 2018.

Já 67% dos fornecedores apontam crescimento nos primeiros seis meses do ano: 25% dos associados participantes do estudo cresceram mais do que 10% e entre 5 e 10%, enquanto 17% cresceu até 5%. Os respondentes representantes da indústria fornecedora do setor que informaram ter havido queda no período somam 21% dos entrevistados. Desse total, 9% informam diminuição em até 5%, 4% confirmaram baixa entre 5 e 10%, e 8% dos associados confirmam que os investimentos diminuíram em mais de 10%.

“Como entidade multisetorial, nós ouvimos tanto o comprador como o fornecedor da indústria. Podemos afirmar que o ano começou bem em ambos os elos”, diz Eduardo Murad, diretor-executivo da Alagev e responsável pela condução do estudo. De acordo com Murad, o comportamento do setor de viagens corporativas acompanha a economia. “Se há mais investimentos, mais negócios gerados, consequentemente mais viagens e eventos são realizados”.

“Em geral, o segundo semestre é mais forte, o que se explica, em geral, pelo calendário brasileiro, com férias em janeiro e carnaval em fevereiro – às vezes, em março, além da própria organização do budget das empresas”. De acordo com o executivo, neste ano não será diferente, mas acredita-se que o pico segue até setembro, antes das eleições, e “o que é atípico, pois outubro sempre é um mês muito bom para nosso setor”, destaca Murad.

Sazonalidades a parte, a contribuição de Anderson Masetto só confirma o que vem se consolidando ano após ano: o crescimento e a importância do turismo corporativo para a hotelaria brasileira.

É porque promover estes encontros reforça vínculos e reafirma a cultura organizacional, fundamental ser de conhecimento de todos. É a cultura organizacional que normalmente traz missão, visão e valores de uma empresa ou instituição Os eventos corporativos valorizam a equipe, motivam e geram engajamento. Eles podem ser de diferentes naturezas: treinamentos, capacitações ou comemorativos, como as confraternizações ou premiações por resultado, por exemplo. Nestes eventos também é possível fazer balanços do período que passou e projetar o próximo.

Organizar um evento corporativo é relativamente simples, afinal, existem alguns protocolos a serem seguidos e quem é da área já os conhece de cor. Mas a grande questão é: ter no seu evento pessoas que queiram verdadeiramente estar no seu evento. Essa empolgação, esse sentimento, essa vibração: tudo isso faz toda diferença no clima da sua realização.

Para isso, é importante colocar seu público-alvo em primeiro lugar. A escolha do ambiente é o primeiro passo e deve estar adequada a este público, afinal, a festa é para ele e não para quem a está promovendo.

O planejamento é outro ponto essencial e inclui data, programação, cardápio e número de convidados, dentre outras informações. Isso garante um evento organizado e feliz e evita desperdícios ou até faltas de produtos para serem servidos. A comunicação é item primordial, afinal, festa não divulgada é festa não frequentada e é exatamente o contrário, o objetivo da realização.

Para ajudar os organizadores de eventos corporativos, selecionamos aqui algumas dicas:

1. Antecipação é essencial!

Tudo que é feito de última hora gera stress, tem a chance de não ficar bem feito, abre espaço para mais imprevistos e custa mais caro também. Por tudo isso, comece a pensar no evento com pelo menos dois meses de antecedência. Esse prazo pode ser maior, dependendo da época. No final de ano por exemplo, tudo fica mais caro e mais concorrido, por conta do volume de comemorações. Neste caso, além de se antecipar ainda mais, talvez valha a pena até mesmo repensar a data de realização, se possível, para um período menos badalado. Um calendário anual de eventos na empresa também ajuda e muito nesta previsão com organização, inclusive, do orçamento disponível.

2. Equipe é tudo!

E para a realização de eventos corporativos não é diferente. O ideal é ter um núcleo da empresa que seja sempre o responsável por estas realizações. Gente com experiência e habilidade para trabalhar em grupo já sai lá na frente nesta missão. Normalmente, o setor de comunicação e marketing da empresa assume esta tarefa, pelo conhecimento que já possui no assunto, do planejamento a execução.

3. Começo, Meio e Fim

Dividir tarefas de cada um dentro deste processo faz parte desta organização. E cada um ter uma lista destas responsabilidades é essencial para garantir que tudo será feito. O ckecklist evita que algo deixe de ser feito e gere algum problema no resultado final. Há inclusive aplicativos que podem ajudar nesta tarefa.

4. Criar é preciso!

Quem não gosta de ser surpreendido? Todo mundo né?! E se o evento corporativo é realizado com certa frequência em uma empresa, aí isso se faz mais necessário. Motivar, engajar, entreter, alegrar, tudo isso deve fazer parte deste encontro. São formas de promover interação e mais participação com descontração.

5. Conte com a Nacional Inn no seu evento corporativo!

São mais de 150 espaços para eventos, espalhados em mais de 50 unidades de 24 destinos de sete estados brasileiros. Além disso, a empresa tem ainda o Cenacon, Centro Nacional Inn de Convenções, nas cidades de: Araraquara, Franca, Ribeirão Preto, São José dos Campos e São Carlos, em São Paulo; Poços de Caldas e Uberaba, em Minas Gerais e Foz do Iguaçu, no Paraná.

Com ar-condicionado, palco montado, auditório, salas de apoio, cozinha, banheiros e estacionamento, é o espaço para receber festas, congressos e shows, além de equipe treinada para atuar no planejamento, na organização e na execução. Tarifas diferenciadas para grupos e turismo corporativo e o melhor custo x benefício. Além disso, a estrutura inclui unidades confortáveis para a melhor recepção da sua equipe. Conheça e se surpreenda, porque eventos corporativos de sucesso são uma especialidade Nacional Inn!